Ochrana osobních údajů

Ve společnosti Intelligent Software s.r.o., IČO: 02356571, se sídlem Svatopluka Čecha 2047/93, PSČ: 612 00 Brno, (dále jen „my“ nebo „Intelligent Software“) věnujeme ochraně osobních údajů velkou pozornost.

V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme, právní důvody zpracování, k jakým účelům údaje používáme, a jaká máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva.

A. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Osobní údaje příslušných subjektů údajů, tedy žadatelů či ohlašovatelů, jimiž mohou být především zákazníci a obchodní partneři, zpracováváme v rozsahu, ve kterém jsou zadány do příslušné žádosti či formuláře.

Kategorie osobních údajů, které v této souvislosti zpracováváme, jsou tedy následující:

a) identifikační údaje, kterými se rozumí zejména rodné číslo, datum narození, titul, jméno a příjmení, příp. IČO a DIČ;

b) kontaktní údaje, jimiž se rozumí zejména adresa, e-mailová adresa a telefonní číslo;

B. Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?

Můžeme zpracovávat identifikační a kontaktní údaje žadatelů, zájemců o spolupráci, potenciálních klientů, tazatelů či jejich zástupců za účelem zpětné komunikace pří vyřízení žádosti či dotazu, objednávky.

Pro tyto účely osobní údaje uchováváme po dobu, po kterou trvá vymezený účel, přičemž vždy je možné zažádat o okamžité vymazání osobních údajů z naší databáze.

C. Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?

Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jejich řádné provedení. Takové zpracování tedy provádí pracovníci společnosti Intelligent Software a to pouze ti, kteří tyto údaje nezbytně potřebují k naplnění účelu, za kterým údaje zpracováváme.

Vaše osobní údaje můžeme předávat také dalším subjektům, které se nacházejí v roli správce, a to například našim partnerům v rámci účetnictví či právních služeb, kteří s námi mají písemnou smlouvu o ochraně osobních údajů a schraňují data vždy minimálně na stejné bezpečnostní úrovni, jako my.

Pro zpracování osobních údajů rovněž můžeme v některých případech využívat služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají pouze podle našich pokynů a pro účely, které jsou popsány v části Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?.

D. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?

Ve většině případů zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnete v rámci příslušné žádosti, formuláře či dotazu.

E. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?

Právo na přístup

Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním vašich osobních údajů. To vše se můžete dozvědět v tomto dokumentu „Ochrana osobních údajů zákazníků“. Pokud si však nejste jistí, které osobní údaje o vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii vám poskytneme bezplatně a další kopie již s poplatkem.

Právo na opravu

Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.

Právo na výmaz

Pokud si to přejete, máte právo, abychom vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

- vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali;

- využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže část Právo vznést námitku proti zpracování) u osobních údajů, které zpracováváme na základě plnění úkolů ve veřejném zájmu, a my ji shledáme oprávněnou nebo

- domníváte se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

Ale mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned smažeme všechny vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění naší právní povinnosti nebo určení, výkon či obhajobu našich právních nároků (viz část Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?), případně v rámci uchování dokladů a zákona o účetnictví, kdy je zákonem jasně stanovené, po jakou dobu musí být informace uchovávané.

Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit když:

- popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné;

- vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytli);

- vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo

- vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole Právo vznést námitku proti zpracování). Po dobu, po kterou šetříme, je-li vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování vašich osobních údajů omezit.

Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě plnění úkolů ve veřejném zájmu (viz část Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?). Zpracování údajů ukončíme, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.

Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno vaše právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

F. Jak lze uplatnit jednotlivá práva?

Svá práva u nás můžete uplatnit listinnou formou i elektronicky. Abychom však mohli dostatečně ověřit vaši totožnost a nevznikla tak pochybnost o tom, kdo skutečně práva uplatňuje, je třeba, aby vaše listinná žádost měla ověřený podpis, elektronická žádost byla odeslána z datové schránky nebo jste svou totožnost prokázali osobně u nás.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění vás samozřejmě budeme informovat.

G. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů je vám k dispozici náš pověřenec pro ochranu osobních údajů.

Pověřence lze kontaktovat na emailové adrese: gdprclaim@gmail.com